jueves, 29 de septiembre de 2016

La Hiper-realidad

En días pasados escuché como una persona conversaba sobre cierta información que había encontrado cuando “estaba en Internet”, y no dejó de parecerme peculiar esa forma de referirse a la red mundial de información. Me sorprendió el hecho hablaba del sistema como si fuera un sitio, un lugar para “moverse o estar” como lo hacemos en la vida diaria. Esto hizo que recordara que todavía hace poco muchos de nosotros distinguíamos entre presencialidad y virtualidad, y podíamos separar los hechos que pasaban en línea de las sensaciones que considerábamos “reales”. Creíamos que lo acontecido en lo presencial tenía mayor validez en términos de nuestra experiencia de vida.

Durante la fase de transición hacia el entorno digital comenzamos a hablar de relaciones a distancia, redes sociales, seguidores y fans de lo que escribimos. Cuando nos íbamos transformando en seres informatizados, empleábamos servicios que ahora pocos saben que existen, o que alguna vez existieron. Los de cierta edad y experiencia con computadoras recordarán sistemas como News, el IRC y Archie (antecesores venerables de los muros de datos, servicios de chat y buscadores de información, respectivamente), que son precursores de los modernos medios que ahora son tan conocidos en Internet.



La situación descrita me hizo caer en cuenta que otros y yo le dábamos más valor o “status” a lo que nos acontecía presencialmente. No faltaban quienes veían con desdén -y con un dejo de lástima- a los que se desenvolvían libremente y daban reconocimiento a lo que acontecía en las relaciones virtuales. Para los puristas del contacto humano era como si lo digital tuviera un plano inferior, como si no fuera una experiencia válida que para a transformar a otros.

Si recordáramos que hace poco más de cien años no existía el teléfono, y que posteriormente a su invención mucha gente criticaba su uso (tachándolo de impersonal, frío o poco cálido), y además que las mismas personas señalaban que el medio por antonomasia para la comunicación humana era la letra -la epístola-, nos parece que la historia vuelve a repetirse al menos en algunas de sus notas. La aparición de cualquier nueva tecnología trae consigo posturas a veces radicales sobre su utilización, pero es indudable que el moderno repertorio de sistemas ostenta características diferenciadoras, en comparación con los recursos tradicionales.

En primer lugar, hay un mayor porcentaje de la población alfabetizada en lo informático. Ellos han desarrollado las competencias técnicas requeridas para emplear instrumentos digitales de comunicación (computadoras, tablets, teléfonos inteligentes, radio). Además, este grupo ha ido creando modos comunicativos específico, vinculados con los propios canales y sus capacidades. Por ejemplo: muchos usan emotíconos para resaltar lo que sienten mientras escriben, otros expresan ideas en 140 caracteres -derivado del uso de Twitter, que se inspiró en los envíos de mensajes con las pantallas antiguas de los teléfonos celulares-, y quienes vuelven jeroglífica su escritura combinando el texto con imágenes, fotos, hasta sonido.



Hace ochocientos años solamente unos pocos sabían leer y escribir, se confiaban a lo que interpretaban otros (sacerdotes, dirigentes, filósofos) a partir de los libros de leyes, textos sagrados o edictos. Todavía a inicios del siglo XIX el porcentaje de la población mundial que sabía leer y escribir estaba en niveles ínfimos.

Por el contrario, ahora existe una infraestructura de creación y diseminación de información expansiva e intensiva, la cual se va insertando subrepticiamente en las actividades personales. Antes, “hacer uso” de un medio (digamos el teléfono fijo) implicaba trasladarse hacia donde éste se encontraba físicamente y además hacerlo a una hora acordada en caso de que se hubiera acordado hablar con alguien. Estas acciones daban la sensación de emplear algo externo, un elemento ajeno que se encontraba en otro ámbito, al que la persona requería acercarse.

Ahora los artefactos tecnológicos van con nosotros y se emplean “al vuelo” (pensemos en los lentes de Google o de Microsoft, o los sistemas de transmisión de video personal que se desarrollaron en el Medialab del MIT, o en los teléfonos inteligentes que son al mismo tiempo varias herramientas en una y caben en la bolsa del pantalón). Cada vez más, la tecnología nos acompaña: nos la ponemos integrada al auto o a la ropa, y existen proyectos de investigación para conectarla a nuestra misma corporalidad.



El décimo aniversario Facebook marcó un hito en la utilización de los sistemas Web 2.0, con los cuales se supone que cada quien podemos publicar “libremente” lo que se nos ocurra sin tener más que el navegador de Internet de nuestra preferencia, y una conexión de velocidad aceptable hacia la red. En la práctica se ha demostrado que las llamadas redes sociales tienen ventajas y consideraciones significativas. Una vez, más todo está en el “tanto cuanto” nos sirvamos de los medios para fines provechosos o para perder el tiempo en el ocio más descarado e improductivo.

Pienso que en el futuro inminente muchos tendremos que “aprender a estar” en la sociedad de la información, sustentada infraestructuras dinámicas de avanzada, creando nuevas habilidades dialógicas y unificando en una sola perspectiva estas realidades bi y multi-dimensionales que nos otorgan los recursos de comunicación invasivos. ¿Dominaremos a tiempo a las hipermediaciones que nos exige la realidad?



lunes, 19 de septiembre de 2016

Computadoras de ultra-bajo costo y alta capacidad (I)

Es cada vez más frecuente encontrar especiales donde es necesario utilizar equipos de cómputo de bajo consumo energético, gran densidad de componentes, dimensiones reducidas o ultra-reducidas y sistemas de almacenamiento basados en electrónica pura en lugar de discos rotatorios. Dichos sistemas además, con capacidades de comunicación en red habituales como WIFI, Ethernet o Bluetooth.

Estos tipos de sistemas son ideales para ámbitos como escuelas, en los cuales se necesita disponer de la base de equipos para satisfacer la demanda de un gran número de profesores o estudiantes que acceden a los servicios de información, laboratorios diversos o Internet. También son aplicables en empresas que implementan sistemas de control, interfaces con líneas de ensamblaje, servidores de contenidos de alta eficiencia o servidores descentralizados que apoyan recursos como DNS, sistemas de autenticación LDAP, portales web, descargas de archivos para usuarios y clientes, etc.

En la primera de tres partes compartiremos una solución de computadora tamaño "tarjeta de crédito" que consume 4 watts de potencia y ostenta una elevada densidad de componentes, lo que la vuelve una alternativa viable para el aprendizaje de computación (no de suites de oficina y uso de Internet solamente, sino de tecnología de cómputo, programación en diferentes niveles y aplicaciones especiales), para emplearla como herramienta personal o para procesamiento de información e instalación de diversos tipos de servidores. Este sistema también puede interactuar con componentes electrónicos externos como robots, sensores, motores o todo tipo de instrumentos.



Dicho equipo se conoce como Raspberry Pi y ahora se encuentra en la tercera generación del hardware, luego de un evolución altamente veloz y sostenida. Este es el objetivo de un proyecto que inició en 2006 en el Reino Unido, dedicado a crear una computadora didáctica que sirviera para enseñar computación, los fundamentos de informática y la programación de aplicaciones.

En virtud de que en la Unión Europea existe una mayor cantidad de alternativas para la informática que únicamente la tecnología derivada de Windows como ocurre en nuestro país, en el Reino Unido se enfocaron en brindar a los estudiantes de niveles preparatoria y secundaria los fundamentos de tecnológicos de la computación y desarrollo de aplicaciones desde un punto de vista generalista y abierto. Por ejemplo, en lugar de enseñar Excel en particular, imparten cursos de manejo general de Hojas de Cálculo. A partir de ahí los alumnos que lo requieran pueden aprender fácilmente los comandos de otras aplicaciones equivalentes como Calc, Gnumeric, Quattro Pro y otras. En la práctica, los egresados pueden ofrecer nuevas soluciones para las organizaciones en lugar reproductores de esquemas comerciales.



Raspberry Pi incluyen en su instalación básica aplicaciones abiertas de oficina como las mencionadas, además de varios lenguajes de programación como Python, C y Java. Cuenta con diversas aplicaciones didácticas para todos los niveles, desde la educación básica hasta universitaria. Se puede emplear para capacitar operadores y desarrolladores de software por ejemplo, o al personal de trabajo en oficinas puesto que tiene todos los programas habituales para ello (lectores de correo, navegadores de Internet, editores de texto, presentaciones, hoja de cálculo, bases de datos, reproductor multimedia, etc.) Además se pueden impartir cursos de programación de sensores, interfaces de control y muchos más.


De hecho, la Raspberry Pi es un pequeño servidor basado en Linux que también puede emplearse para desarrollo de proyectos en programación, Web, sistemas móviles, equipos electrónicos, seguridad comunicaciones y bases de datos. El sistema puede emplearse como un server reducido (con la tecnología actual que tiene equivale aproximadamente a lo que era en su momento un Pentium IV) y soporta la totalidad de paquetes (más de 4000) que están disponibles para descarga gratuita en el sistema operativo Raspbian, más otros disponibles en diversos sistemas operativos que se le pueden instalar como Ubuntu Mate, LibreElec y Windows IOT.

Raspbian es una versión de Linux Debian compilada específicamente para la arquitectura de la Raspberry y que se puede instalar defecto en el sistema. Usa el repositorio completo de aplicaciones en ámbitos como: comunicaciones, seguridad, bases de datos, editores, lenguajes de programación, servidores para Internet, etc. Sin embargo como se ha dicho, están disponibles otras distribuciones como las basadas en Ubuntu, Slackware, Windows. Por ejemplo, se puede usar LibreElec para convertir la Raspberry Pi en un centro de medios y reproducir películas, música, fotografías como en un entorno doméstico, y muchas más.

Para el ambientes académicos, se puede generar un sistema para laboratorios de prácticas llamado PINET, en el cual se tienen las cuentas y claves de participantes o alumnos en un servidor, desde el cual se pueden descargar los ejercicios, proyectos y tareas a elaborar con la Raspberry. Aunque este sistema está pensado para educación de nivel medio superior, se puede configurar sin problemas para entornos de nivel universitario diversos campos como la ingeniería mecatrónica, el control, ingeniería industrial, comunicaciones, programación y muchos más. PINET permite hacer registro y seguimiento de los avances de cada estudiante, así como tener una imagen maestra del sistema operativo a partir de la cual todos los equipos se inicializan para trabajar en laboratorio. Esta funcionalidad puede luego exportarse a un laboratorio de cómputo de trabajo, además de mantener el acceso a Internet y facilitar que los estudiantes guarden sus trabajos por medio de carpetas en Gdrive, DropBox y otros sistemas de nube.


Ventajas de Raspberry Pi

  • Es un equipo de bajo costo que solamente requiere la conexión de un monitor HDMI, teclado y mouse USB.
  • Consumo de 4 watts de potencia, muy por debajo inclusive de terminales gráficas y a un costo varias veces menor.
  • Software gratuito precargado con aplicaciones educativas para programación básica y avanzada, lectores de PDF, reproductor de música/video, suite abierta de oficina, acceso a Internet, editores de imágenes, comunicaciones, bases de datos, servidores de Internet.
  • Licencia de Wolfram Mathematica para aplicaciones en todos los campos de administración, ciencias e ingeniería (costo comercial mayor a USD $ 1000.00 para instituciones y USD $ 140.00 para estudiantes, pero incluido de forma gratuita en el sistema Raspbian).
  • Interfaz gráfica y consola de administración vía texto, a elegir según las tareas a desarrollar dentro del sistema. Capacidad de tener escritorios remotos. El equipo se puede configurar para tener varias cuentas de usuario y además se puede vincular a un sistema LDAP de la institución para autenticar desde un registro central.
 


Características técnicas del equipo Raspberry Pi 3

  • Procesador 1.2 GHz 64-bit Quad-Core ARM v8.
  • Tarjeta de Red inalámbrica 802.11.
  • Bluetooth 4.1
  • 4 puertos de USB 2.0
  • Puerto HDMI
  • Puerto Ethernet a 10/100 Mbps (RJ45.
  • Conector de A/V 3.5mm
  • Conector para cámara externa.
  • Conector para pantalla.
  • Ranura para tarjeta micro SD de 32, 64 o 128 GB. Viene con una tarjeta de 32 GB que funciona como sistema de archivos.
  • VideoCore IV 3D núcleo de gráfico.
  • Conector GPIO de 40 pines para aplicaciones en mecatrónica, electrónica, ingeniería eléctrica y control, robótica, domótica y todo tipo de sensores o actuadores externos.
  • Las librerías de los lenguajes de programación que están integrados y están preconfiguradas para interactuar con los puertos del sistema de una forma muy simple desde programación.


Sin lugar a dudas, esta es una alternativa poderosa de los sistemas de bajo costo y alta densidad computacional. En siguientes artículos abordaremos otras soluciones similares en el mundo del software y hardware propietarios.


    martes, 13 de septiembre de 2016

    Sistemas de almacenamiento y resguardo de datos

    Si hacemos un paralelismo entre el mundo empresarial y los sistemas de infraestructura informática las "ventas" serían el equiparable al "almacenamiento": pocos entienden a profundidad sus implicaciones y alcances, no son una área tan atractiva para muchos, pero constituyen el núcleo sin el cual no se pueden desarrollar las operaciones. De igual modo, sin ventas no existen las empresas... Los servicios de información, sus base de datos, el trabajo individual o colectivo no pueden realizarse sin el sustento de los medios de almacenamiento, sean transaccionales (al día) o de largo plazo, como los respaldos y conservación.

    El almacenamiento va más allá de recopilar la información en un disco duro o una memoria USB. Los requerimientos de las organizaciones modernas muy especializados y extremos para el tratamiento de los datos y la información. Por ejemplo, algunos portales de Internet están conectados en tiempo real con diversos otros sistemas y bases de datos, como los de viajes: acceden a datos de hoteles, planes de vuelo en las aerolíneas, promociones de agencias de viajes, sistemas de cobro en línea y muchos más. Para ofrecer un tiempo de respuesta adecuado, los sistemas deben poder leer o escribir la información con la mayor velocidad posible sin perder confiabilidad y asegurando la recuperación de todo lo guardado cuando esto se requiera.
    Los sistemas operan como grandes almacenes para protección de datos masivos, o bien para la realización de transacciones a la velocidad misma como se van llevando a cabo las interacciones entre diversos usuarios, sistemas y redes de comunicaciones. Durante muchas décadas los elementos por excelencia para el resguardo de información fueron los discos duros mecánicos, posteriormente han aparecido medios puramente electrónicos como los discos de estado sólido que no tienen partes móviles y ofrecen tiempos de respuesta en escritura y lectura de datos que exceden en varios órdenes al retardo que tienen los discos duros convencionales.

    Acompañado esto de un menor consumo de energía y una disponibilidad casi instantánea, la tecnología electrónica se ha vuelto un elemento central para el almacenamiento de largo plazo, seguro y eficiente. Varios analistas predicen que dentro de tres años prácticamente no existirán los sistemas computacionales apoyados en discos mecánicos, a la vez que se tendrán disponibles capacidades de almacenamiento que excederán significativamente los límites actuales.

    Para los usuarios individuales y para las organizaciones existe un amplio espectro de soluciones que atienden las especificaciones funcionales y arquitecturas de conservación de los datos.

    Un primer nivel lo constituyen los sistemas de discos que se instalan dentro de un equipo o servidor empresarial. Estos se conectan habitualmente por medio de una interfaz de una tarjeta controladora que puede organizar el almacenamiento con diversos esquemas de redundancia y seguridad. En ocasiones los discos se 'arreglan' en cajas físicas externas al server y se vinculan con él a través de conexiones directas de alta velocidad.




    El segundo esquema lo integran los sistemas NAS (por network attached storage, o almacenamiento conectado a la red). Dichos sistemas brindan soporte de grabación de archivos para diversos tipos de sistemas operativos y sus usuarios o procesos, todo comunicado a través de la misma red de datos de la organización. Los equipos NAS también contienen discos internos de diversa tecnología y se pueden configurar bajo diferentes alternativas de redundancia y tolerancia a fallas. Su ventaja principal es que los pueden utilizar tanto los sistemas operativos como sus aplicaciones y bases de datos como las personas que desean resguardar su información particular o departamental.


    La tercera modalidad la constituyen las SAN o (storage area network, red de almacenamiento) que realmente son redes de comunicación en las cuales los nodos o elementos son discos y arreglos de discos, los cuales se conectan a los servidores virtuales o físicos a través de interfaces de alta velocidad como Fibre Channel, Infiniband o iSCSI. Las SAN realmente son redes paralelas que operan en conjunto con las redes de datos y cumplen con muchas de sus características de control de tráfico, seguridad y redundancia. Sólo que están enfocadas en el movimiento y resguardo de todo tipo de datos que se generan en los servidores de la red. Las SAN están constituidas por switches, enlaces de comunicación, repetidores, etc., de la misma forma como se integran las redes de datos. Estos sistemas representan el más alto nivel de seguridad, velocidad y control, pues liberan a los equipos servidores y de usuarios de la gestión del almacenamiento.



    Dependiendo de factores como la confiabilidad, redundancia, tolerancia a fallas, compatibilidad con sistemas de virtualización, y características de tecnología, se puede configurar la arquitectura de almacenamiento que apoye una solución de datos específica.

    lunes, 29 de agosto de 2016

    CRM y su uso

    Emplear un CRM integral en la empresa es ir un paso más allá en la automatización y en el control de todas las tareas que se establecen para otorgar a los clientes un servicio de primera línea. Por ejemplo, cuando un nuevo cliente genera un ticket de servicio en el sistema, también puede consultar el estado de avance en su atención y persona o área a cargo. No solamente tendrá acceso al registro de su problema y consulta sino a todas las tareas y personas que se involucran en la resolución del mismo. Se puede inclusive recibir retroalimentación y evaluación del desempeño que tuvo la empresa para la atención del caso.



    Casi todo CRM puede operar como sistema de información independiente o bien puede interactuar con otros recursos de la empresa. También puede formar parte de “suites” administrativas más grandes como los ERP que brindan recursos para gestionar una empresa por completo: ventas, compras, cuentas por cobrar, bancos, nómina, contabilidad, etc. Existen soluciones CRM de licencia comercial, que están sujetas a costos diversos dependiendo de los módulos que incorporen. También hay otras en el mundo del software libre que no implican precio por licencia, como Sugar CRM, que además ha sido la base para muchos otros sistemas que están disponibles tanto de licencia como abiertos.
    Para las PyMEs, el contar con soluciones abiertas, asequibles e interoperables se vuelve un factor de competitividad que incrementa su desempeño operativo, con un costo que puede estar muy por debajo de alternativas propietarias o esquemas de licenciamiento elevados en precio, los cuales por el momento pudieran no ser necesarios y sí restarían eficiencia en costos al negocio.



    Por otra parte, muchos paquetes de hosting para servidores web en Internet ofrecen diversas herramientas que incrementan el valor del servicio y que pueden incorporar estos gestores de información y de otros tipo. Cuando comenzamos a usar otras herramientas complementarias dentro de un sistema ya contratado, entonces las potencia y las capacidades distintivas de nuestra empresa se acentúan. Dado que hemos eliminado el pago por la licencia del software, únicamente es necesario erogar los costos de consultoría o de capacitación para las personas de la empresa que administrarán los nuevos servicios.
    Cuando ya está instalado y funcionando el sitio web para la difusión del negocio y dentro de él están corriendo los servicios habituales (como cuentas de correo, almacenamiento, portal y bases de datos, sitio de descarga para información de los clientes, o monitoreo de tráfico), el siguiente paso es avanzar hacia la formalización y automatización de las operaciones habituales. Dentro de ellas, la atención y seguimiento a los prospectos, clientes, cuentas, pronósticos y ventas se vuelve una necesidad estratégica y urgente.



    El CRM permite dinamizar la operación del negocio y mejorar continuamente la atención a la base del mismo, que está constituida por el universo de clientes potenciales o reales a los que puede atender.

    lunes, 22 de agosto de 2016

    CRM en la empresa

    Los sistemas para administración y seguimiento de clientes conocidos por sus siglas en inglés CRM, (por su siglas en inglés de Customer Relationship Management) se han vuelto una herramienta indispensable para las empresas que han sistematizado el servicio a sus clientes o desean hacerlo a la brevedad posible.

    Estas aplicaciones informáticas no solamente son capaces de registrar en su base de datos toda la información de un prospecto o cliente (como su nombre dirección, teléfono, giro, email, sitio web y muchos más) sino que permiten llevar un anotaciones históricas y la programación de todas las acciones que implique brindarles servicio. Es posible establecer procesos de atención, seguimiento y coordinación de actividades con los clientes, la continuidad de las tareas y transferencia a otros miembros del equipo de soporte. También se puede programar acuerdos, citas y compromisos a la manera como lo hace un call center.



    Los hitos, anotaciones y resultados del seguimiento se pueden capturar y ser visibles por las personas o equipos asignados a la atención de un contacto. Es factible revisar acuerdos, consultar las notas, definir acciones, enviar correo desde el propio sistema o bien obtener reportes de campañas, llamadas, accesos y pronósticos. También se pueden hacer consultas de las intervenciones del equipo a cargo de un caso o proyecto con estadísticas de efectividad y aplicación de los recursos que se han autorizado para cada uno.

    Si tenemos en claro que los clientes son la fuente de las operaciones y en últimas el éxito de cualquier empresa, entonces sistematizar por medio de una herramienta robusta su cuidado debe ser una acción catalogada entre las prioritarias del negocio. Algunos CRMs permiten transformar las relaciones de negocios y personas con la empresa, por ejemplo: se pueden catalogar prospectos, cuentas y contactos, pero también pueden ser cambiados entre categorías. Es posible clasificar las altas de la base de datos para confeccionar una estructura de relaciones personalizada, y de ahí generar la estrategia de atención conforme se requiera.



    En casi todos los CRMs se pueden crear, gestionar y evaluar campañas de mercadotecnia con la periodicidad que corresponda. Es habitual por ejemplo, hacer campañas por trimestres y en cada una definir controles, parámetros estadísticos, oportunidades de venta, pronósticos, inventarios, tasas de retorno de inversión sobre presupuestos y toda suerte de reportes. También es posible crear jerarquías organizacionales dentro de las cuentas, con lo que se puede saber qué persona o rol reporta a otra dentro de cada empresa. Con esta información se pueden definir tácticas personalizadas asignadas a miembros del equipo de ventas de acuerdo con las capacidades de cada uno y en su caso atender concertadamente a diferentes ámbitos de jerarquía en la empresa cliente. De esta forma se pueden crear acciones coordinadas que vuelven más estrecha la relación del negocio con sus clientes, cuentas y prospectos. Se mantiene una eficiente integridad operativa y esto genera una ventaja tanto de imagen como de calidad ante los posibles compradores de sus servicios o productos.

    Los CRMs modernos tienen la capacidad de instalar o activar diversos módulos de apoyo como calendarios y agendas compartidos o privados, dependiendo el ámbito de confidencialidad y control que se desee. Además pueden presentar informes de manera gráfica sobre todos sus componentes y resultados de la gestión con los clientes, y son capaces de conectarse con otros sistemas de información o recursos computacionales de la empresa. Por poner un caso, es factible conectarlos con como sus conmutadores telefónicos, para programar llamadas, envío de mensajes de voz o de texto y muchas funcionalidades más. Con estas capacidades no solamente se pueden controlar todo tipo de eventos: llamadas, citas, reuniones, presentaciones, conferencias, demostraciones, cursos, etc.


    lunes, 15 de agosto de 2016

    Digitalización inteligente de documentos

    A pesar de que vivimos en una sociedad donde prácticamente todos los procesos personales y profesionales están soportados con sistemas de información y redes de telecomunicaciones, un gran porcentaje de las tareas se respalda mediante papel físico. Muchos trámites gubernamentales, escolares y bancarios -por señalar algunos- son ejemplos de cómo coexisten las modernas tecnologías con los medios tradicionales, a fin de dotar de veracidad o autenticidad a las acciones comerciales y profesionales.

    Esto hace que se vuelva crucial el contar con sistemas de digitalización que puedan almacenar y clasificar automáticamente los documentos físicos de un proceso. Así, en lugar de contar con dos sitios complementarios (el físico y el informático) para ubicar los elementos que amparan un trámite, se tiene unificada la información en una base de datos que contendrá tanto las imágenes digitales en alta resolución de los documentos físicos, como los sistemas de consulta o reportes sobre los mismos.



    El crecimiento exponencial de la información gráfica que se genera a nivel mundial es una de las causas del apetito inusitado por sistemas de almacenamiento de parte de los servicios de información. Junto con el llamado "big data" o datos masivos, que recaban constantemente información de varios fenómenos como el tráfico en portales web y diversos datos para análisis y monitoreo, la acumulación organizada de los documentos digitalizados es un elemento crucial para la agilidad, la comunicación y la toma de decisiones en las organizaciones.

    La digitalización como se entiende en esta escala masiva, se realiza de forma automática por medio de escáneres que procesan los documentos y con base en la información presente en zonas específicas de ellos generan los mecanismos de indexación y consulta para almacenarlos automáticamente en una base de datos. De esta manera, el propio elemento físico -digamos un contrato- aporta los campos de búsqueda y los contenidos de los índices que permitirán luego localizarlo y hacer consultas masivas en la base de datos. Esto es muy útil en empresas como bancos, aseguradoras, cooperativas, gobierno y tiendas, donde la información se genera constantemente y en muchos casos debe capturarse manualmente con las posibilidades de error que implica. En la gran mayoría de casos, los datos no se digitalizan desde el proceso mismo que los crea, lo cual implica recaptura manual y correcciones que consumen tiempo operacional.



    Para poder procesar de manera óptima la gran cantidad de información documental, se puede digitalizar la información desde el punto de origen. Por ejemplo: en una ventanilla de servicio al público o a la ciudadanía donde se recaban varios trámites, los escáneres profesionales pueden la información, corregir la imagen recabada, reconocer los campos de consulta críticos (nombres, saldos, teléfonos, claves contables, etc.) y mediante esta detección clasificar e introducir la información en la base de datos para su resguardo y consulta posterior.

    Al tener la información organizada se pueden realizar búsquedas, generar de reportes, crear flujos de trabajo con los archivos adjuntos y crear accesos controlados para consulta, tanto por parte de miembros de la organización como de sus clientes, empleados, socios o ciudadanos. Estos sistemas incorporan además esquemas de cifrado y protección de datos que permiten permiten extraer reportes protegidos que tienen legitimidad, sobre todo cuando se emplean firmas digitales gubernamentales o empresariales.

    La información digitalizada tiene la misma validez legal que la física y en muchos países tiene todo el sustento para soportar procesos comerciales, administrativos y empresariales. La base de información es auditable y queda protegida por los mecanismos de conservación y respaldo de datos utilizados en cada entidad. Por ejemplo, los sistemas de captura permiten asignar a los archivos un tiempo de conservación establecido por la ley, y en esos casos ni siquiera el administrador del sistema puede eliminar los documentos hasta que no se termine el plazo de protección.

    Muchos aplicativos de conservación digital permiten tener versiones secuenciales de los registros, por ejemplo: si un contrato de una empresa debe ser modificado y perfeccionado por diferentes instancias (área legal, comercial, directiva) se puede contar siempre con la última versión del archivo además de todas las versiones intermedias. Esto define un acervo de documentos 'vivos' que pueden procesarse de manera eficiente por equipos distribuidos de personas y volver atrás o consultar en cualquier momento a una copia anterior.



    Finalmente mencionaremos que los escritos digitalizados pueden ser tratados como cualquier elemento físico: se pueden anotar, se puede poner subrayados, marcadores, resaltar con colores en las partes del contenido que se requiera y hacer consultas 'leyendo' por completo sus contenidos. Las anotaciones pueden estar visibles para unas personas dependiendo de sus permisos de acceso y para otras no, además los archivos pueden imprimirse con o sin marcas. Se pueden hacer extractos en DVD de la información, protegidos con clave y estos son recursos auditables que pueden operar como elementos legales, mediante fe notarial.


    Como los sistemas no se restringen a información textual sino que ésta puede estar en forma de fotos, planos, imágenes y diagramas, su potencial se multiplica y dota de elementos eficientes para el seguimiento y control documental en las organizaciones.

    sábado, 6 de agosto de 2016

    Analíticos en Web

    En el contexto contemporáneo donde las empresas utilizan los recursos en línea para difusión y mercadotecnia, es muy importante elaborar las métricas de la atracción, uso, clics, páginas vistas y datos de visitantes de los sitios públicos. Esto aplica para portales y redes sociales, herramientas de contacto y venta. A partir de los datos de análisis de tráfico, horarios, perfiles de usuarios y orígenes, es posible establecer correlaciones entre la facturación, ventas y cierres de proyectos con la atracción y “puntos calientes” en los sitios en línea con información de la empresa.

    Cuando se tienen esquemas operativos de negocio basados en el seguimiento, datos analíticos, estimaciones y modelos predictivos, es posible establecer las métricas de eficiencia y tasas de conversión de visitantes del portal a prospectos, a cuentas y ventas. Con esto, la estrategia de promoción en línea se puede evaluar y ajustar para constituirse en una especie de “mina de clientes” que las organizaciones son capaces de explotar por medio del seguimiento que hagan con los sistemas de apoyo como su CRM, ERP o bases de datos.


    Existen servicios públicos de monitoreo de analíticos gratuitos hasta cierto punto (por ejemplo tamaño del almacén de históricos, espacio de almacenamiento, espacio en la base de datos, número de cuentas, etc.), y luego más allá de los paquetes básicos se puede contratar o pagar las extensiones correspondientes. Sin embargo, una deficiencia significativa es que muchos de estos recursos no son configurables, interactúan poco con herramientas de terceros o carecen de flexibilidad para adaptarse a condiciones de análisis particulares. En muchos casos no se tienen disponibles los módulos para ser ejecutadas en otras plataformas que se emplean comúnmente para publicidad e imagen.

    En el mundo del software abierto existen diversas soluciones para análisis de tráfico y seguimiento de analíticos, extensibles y estimaciones estadísticas que no tienen restricciones de costo o espacio. Además, dependiendo qué tipo de servicios se tenga en el portal de la empresa (por ejemplo una plataforma LMS de aprendizaje, un sitio WordPress o Joomla para contenidos, un CRM, etc.), se pueden elaborar estudios y reportes detallados.
    Muchas veces tenemos el contrato de hosting del sitio web de nuestro negocio, donde además de publicar contenidos se administra el correo electrónico y posiblemente varios recursos para clientes (como foros de preguntas o descarga de archivos).


    Un valor añadido que las organizaciones consultoras estamos haciendo es ayudar a nuestros clientes a analizar la calidad y cobertura del tráfico en los portales en línea, con el objetivo de modelar la efectividad en ventas y proyectos que se van consiguiendo gracias a estas fuentes de contacto con el cliente. Cuando medimos la efectividad de nuestros elementos comunicativos y de imagen en Internet es como estar manejando un auto a ciegas.

    ¿De qué manera podemos saber si los medios tecnológicos y la estructuración de contenidos, la facilidad comprensiva de menús y datos de los elementos en web favorecen transmitir un mensaje de valor que sea convertible en utilidades para las empresas? Esta información proviene del análisis del tráfico y detalles de acceso en el sitio web.

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