Esto hace que se vuelva crucial el contar con sistemas de digitalización que puedan almacenar y clasificar automáticamente los documentos físicos de un proceso. Así, en lugar de contar con dos sitios complementarios (el físico y el informático) para ubicar los elementos que amparan un trámite, se tiene unificada la información en una base de datos que contendrá tanto las imágenes digitales en alta resolución de los documentos físicos, como los sistemas de consulta o reportes sobre los mismos.
El crecimiento exponencial de la información gráfica que se genera a nivel mundial es una de las causas del apetito inusitado por sistemas de almacenamiento de parte de los servicios de información. Junto con el llamado "big data" o datos masivos, que recaban constantemente información de varios fenómenos como el tráfico en portales web y diversos datos para análisis y monitoreo, la acumulación organizada de los documentos digitalizados es un elemento crucial para la agilidad, la comunicación y la toma de decisiones en las organizaciones.
La digitalización como se entiende en esta escala masiva, se realiza de forma automática por medio de escáneres que procesan los documentos y con base en la información presente en zonas específicas de ellos generan los mecanismos de indexación y consulta para almacenarlos automáticamente en una base de datos. De esta manera, el propio elemento físico -digamos un contrato- aporta los campos de búsqueda y los contenidos de los índices que permitirán luego localizarlo y hacer consultas masivas en la base de datos. Esto es muy útil en empresas como bancos, aseguradoras, cooperativas, gobierno y tiendas, donde la información se genera constantemente y en muchos casos debe capturarse manualmente con las posibilidades de error que implica. En la gran mayoría de casos, los datos no se digitalizan desde el proceso mismo que los crea, lo cual implica recaptura manual y correcciones que consumen tiempo operacional.
Para poder procesar de manera óptima la gran cantidad de información documental, se puede digitalizar la información desde el punto de origen. Por ejemplo: en una ventanilla de servicio al público o a la ciudadanía donde se recaban varios trámites, los escáneres profesionales pueden la información, corregir la imagen recabada, reconocer los campos de consulta críticos (nombres, saldos, teléfonos, claves contables, etc.) y mediante esta detección clasificar e introducir la información en la base de datos para su resguardo y consulta posterior.
Al tener la información organizada se pueden realizar búsquedas, generar de reportes, crear flujos de trabajo con los archivos adjuntos y crear accesos controlados para consulta, tanto por parte de miembros de la organización como de sus clientes, empleados, socios o ciudadanos. Estos sistemas incorporan además esquemas de cifrado y protección de datos que permiten permiten extraer reportes protegidos que tienen legitimidad, sobre todo cuando se emplean firmas digitales gubernamentales o empresariales.
La información digitalizada tiene la misma validez legal que la física y en muchos países tiene todo el sustento para soportar procesos comerciales, administrativos y empresariales. La base de información es auditable y queda protegida por los mecanismos de conservación y respaldo de datos utilizados en cada entidad. Por ejemplo, los sistemas de captura permiten asignar a los archivos un tiempo de conservación establecido por la ley, y en esos casos ni siquiera el administrador del sistema puede eliminar los documentos hasta que no se termine el plazo de protección.
Muchos aplicativos de conservación digital permiten tener versiones secuenciales de los registros, por ejemplo: si un contrato de una empresa debe ser modificado y perfeccionado por diferentes instancias (área legal, comercial, directiva) se puede contar siempre con la última versión del archivo además de todas las versiones intermedias. Esto define un acervo de documentos 'vivos' que pueden procesarse de manera eficiente por equipos distribuidos de personas y volver atrás o consultar en cualquier momento a una copia anterior.
Finalmente mencionaremos que los escritos digitalizados pueden ser tratados como cualquier elemento físico: se pueden anotar, se puede poner subrayados, marcadores, resaltar con colores en las partes del contenido que se requiera y hacer consultas 'leyendo' por completo sus contenidos. Las anotaciones pueden estar visibles para unas personas dependiendo de sus permisos de acceso y para otras no, además los archivos pueden imprimirse con o sin marcas. Se pueden hacer extractos en DVD de la información, protegidos con clave y estos son recursos auditables que pueden operar como elementos legales, mediante fe notarial.
Como los sistemas no se restringen a información textual sino que ésta puede estar en forma de fotos, planos, imágenes y diagramas, su potencial se multiplica y dota de elementos eficientes para el seguimiento y control documental en las organizaciones.
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