Las 4 Disciplinas de la Ejecución.
Sean Covey, Chris McChesney, Jim Huling y José Gabriel Mirallles.
El libro de esta semana (realmente releido, para actualizar conceptos para una implementación de la metodología que vamos a desarrollar) es esta obra MUY recomendable para aquellas personas que tienen a su cargo algún nivel gerencial o que gestionan proyectos. Muy enfocado en el mejoramiento de procesos para la ejecución de la planeación estratégica.
Primero te comento una información de contexto.
Trabajé hace algunos años para una institución que si bien hacía Planeación Estratégica muy formal y todo, en sus áreas internas y departamentos no se volvía a tocar el tema sino hasta la evaluación del año, cuando ya no se podía hacer nada para modificar, corregir o ajustar las tácticas y procesos. Internamente en le área que yo coordinaba nos reuníamos cada dos semanas para valorar la planeación, ver avances y hacer ajustes, pero siempre me quedé con la inquietud por alguna metodología formal para este seguimiento.
En nuestro trabajo de consultoría en empresas, hemos encontrado que lamentablemente el caso relatado se repite y que aún más grave es el hecho de que el fracaso de la planeación reside en la falta de talento para ejecutarla.
Es decir, las empresas y gerentes saben QUÉ hay que hacer (los datos del medio, análisis FODA, reportes contables, etc. simplemente se usan para confirmar su conocimiento) pero fracasan en el CÓMO llevar a cabo las tareas, procesos, monitores y controles de los cursos de acción que hayan definido.
Prácticamente todas las maneras de articular la Planeación con la Operación, incentivar la Innovación permanente, etc., residen en lo mismo: el cambio de conducta de las personas y cómo desarrollan sistemáticamente lo planeado. En cuanto a herramientas, muchas provienen de diferentes campos y prácticamente son ‘refritos’ o ‘tropicalizaciones’ entre diferentes campos como TQM, Estadística, Procesos Esbeltos, Design Thinking, Mejora continua, etc., no hay nada nuevo bajo el sol y el éxito de cualquier estilo de creación, definición de estrategias e innovación se logra solamente con la transformación personal y colectiva de la cultura, en pocas palabras de la conducta, como te comento.
No hay que inventar el hilo negro.En este texto se brindan los 4 CÓMOS que permiten crear esta transformación y se presentan las herramientas necesarias para poder llevar a la práctica la planeación estratégica no solamente en empresas orientadas a resultados, sino a procesos, a gestión del conocimiento, innovación, servicios, manufactura, etc. Las 4 Disciplinas de la Ejecución (4DX) son:
1. Centrarse en lo crucialmente importante.
2. Actuar sobre las métricas de predicción.
3. Crear tableros de resultados.
4. Definir una cadencia en la rendición de cuentas.
Centrarse en lo crucialmente importante.
Definir las dos (máximo tres) metas más relevantes, en lugar de como proceden las organizaciones convencionalmente, haciendo un listado enorme de objetivos y metas que se diluyen -algunas hasta se contraponen o luchan por los mismos recursos- en lugar de enfocarse en lo más relevante. Por ejemplo las metas tienen que ver con añadir valor para los clientes, mejorar el rendimiento de las inversiones, los márgenes de utilidad, desarrollar las ventajas sostenibles, etc., estos caerían dentro de aquello que entendemos como importancia crucial.
Actuar sobre las métricas de predicción
Habitualmente para comprender el estado actual vemos informes históricos como los contables, reportes estadísticos del desempeño del período anterior, etc., es decir información sobre la que ya no puede hacerse nada. Las métricas de predicción tienen las características de que influyen en la creación de los objetivos estratégicos y que podemos actuar sobre ellas. Esto rompe esquemas y prácticas, pues nos concentra en el día a día sobre lo que sí se puede hacer para mejorar los resultados y medirlo, en lugar de actuar sin concierto y ver si lo que hicimos influyó o favoreció a los objetivos.
Crear tableros de resultados
Esta técnica es muy similar al Balanced Scorecard y pretende que la acción sobre las métricas de predicción de mida y concentre en estos reportes o tableros, con lo cual podemos ver si estamos cerca o no de la meta deseada a fin de elaborar las acciones correctivas ‘al vuelo’. Estos tableros se socializan y revisan prácticamente a diario por las personas de cada equipo de operación.
Definir una cadencia en la rendición de cuentas
Al contrario de lo comentado al principio, cuando jamás se vuelven a revisar avances de la planeación, la cuarta disciplina establece una evaluación constante, sistemática y planeada de los avances logrados. Esta revisión de hace en todos los niveles de administración y permite establecer los ajustes a que haya lugar en tácticas y procesos, con la intención de mejorar las métricas de predicción y encaminar los resultados hacia los niveles deseados.
Sin lugar a dudas es un libro altamente recomendable para quienes gestionan proyectos, dirigen empresas, áreas o departamentos, y hasta para la práctica personal. Es un texto que explica de forma clara y sencilla CÓMO hacer para volver real la Planeación y desarrollar los QUÉs ya conocidos, por cumplir.
