El libro de la semana: Administración en UNA página

Administración en una página

De Riaz Khadem y Robert Sorber

En estos tiempos en que las personas y la información son el activo más valioso y diferenciador competitivo para las empresas, se hace necesaria una gestión efectiva de ambos recursos. En lo que toca a la información, nunca había sido tanta, tan diversa y tan creciente que se hace necesario aplicar tácticas especiales para su recopilación, consolidación, formateo y distribución. Además hay que ser selectivos al momento de decidir qué personas o áreas deben recibir ciertos datos.

En este libro ya clásico para muchos, se cuenta la historia de Brian Scott, quien fue nombrado presidente de Xcorp cuando la compañía estaba en una crisis de resultados, operacional y administrativa bastante grave. A su llegada, Scott encontró que había serios problemas para la toma de decisiones efectivas con base en la información, es que ésta era mucha, vaciada en carpetas con informes y tablas kilométricas, llenas de números interminables, sin organización. Peor aún, cada departamento de la organización veía solamente su información y no conocía lo que sucedía en las demás áreas, es decir no había una visión compartida de lo que se consideraba importante para el negocio.

Scott trató por todos los medios de comprender los rimeros de carpetas, de utilizar una computadora en su oficina que simplemente presentaba lo mismo impreso y desorganizado por la pantalla, y de entender por qué ningún gerente de área asumía responsabilidad desde su corta visión colaborativa o comprensión de la empresa como un todo. Estaba a punto de renunciar hasta que recibió la ayuda de un consultor que se presentó misteriosamente como “El Infoman” (es decir, el hombre de la información).

Aplicando técnicas que hemos relatado anteriormente de varios libros de productividad, como el enfocarse en POCAS metas crucialmente importantes, y en los datos predictivos que nos van acercando a ellas, se pueden concentrar los esfuerzos en acciones específicas para lograr los resultados deseados.

Es común en las organizaciones que los directores o gerentes quieran satisfacer muchos indicadores simultáneamente y además dotan a todos ellos de la misma prioridad. El resultado es que los esfuerzos se diluyen y termina lográndose rendimientos mediocres pues además no logran concentrarse las intenciones estratégicas ni operativas. En suma, se pierde efectividad por querer abarcar mucho.

Precisamente, el Infoman enseña a Scott en un primer momento la manera de identificar las tres o cuatro variables críticas que desde su ámbito de acción directiva le indican el desempeño del negocio, y esto puede consolidarse por supuesto, en un informe que cabe en una página. De ahí proviene el nombre de la obra. Éste es el primer reporte, llamado “Informe de Enfoque”.

Los autores señalan que al lograr una vista sistémica y sencilla de las principales métricas operativas, la comprensión del estado actual, los insumos fundamentales de análisis y toma de decisiones, así como puesta en marcha de acciones correctivas o profundizadoras dota a la empresa de mayor agilidad, efectividad en la toma de decisiones y visión compartida entre áreas. Esto posibilita la comprensión entre departamentos de cómo los resultados de uno afectan el desempeño de los otros.

El segundo informe que desarrolla el Infoman se llama “Informe de Retroalimentación” que contiene los cambios en los indicadores del Enfoque. Se deben mostrar solamente los que han subido o bajado, mientras que los que no hayan cambiado durante el período de evaluación, no aparecen.

Un tercer reporte brinda la visión de lo que logran los colaboradores, a través del “Informe de Administración”. Este reporte se integra consolidando reportes de los subalternos con los mejores resultados que se van logrando, pero a través de un efecto en cascada descendiendo por los niveles organizacionales. Cada gerente de nivel tiene que hacer lo mismo y desarrollar acciones correctivas cuando los resultados no se logran, y debe reportar ‘hacia arriba’ los resultados que se repiten, de forma tal que se puede tener visibilidad completa en los rangos gerenciales.

Se proponen en la obra los siguientes pasos para implantar exitosamente la metodología: identificar las relaciones importantes de cada gerente (es decir a quién provee y de quién provee información cotidiana), definir las áreas de éxito de la persona desde estos puntos de vista, filtrar e identificar los factores claves de éxito, determinar en dónde y cómo encontrar los indicadores de estos factores y si no los hay, estimarlos.

Con la ayuda de técnicas modernas de informática sin duda se pueden tener estos informes concatenados y consolidados según el rango organizacional de los gerentes.

Simplificar la visión administrativa es una tarea crucial en las organizaciones de hoy y sin lugar a dudas la obra se adelantó a su tiempo cuando fue escrita.

En estas épocas del BigData y de los analíticos de rendimiento y consulta en los servicios de información, a la vez de la necesidad de aplicar técnicas de productividad, la obra sigue siendo actual y altamente recomendable para quienes dirigen empresas, áreas o proyectos.

El libro de la semana: We have no idea (Ni idea)

"We have no Idea" (Ni idea).

Jorge Cham y Daniel Whiteson

Desde niños nos impulsa una mente inquisitiva que nos orilla a hacernos todo tipo de preguntas sobre el mundo y el universo en el aterrizamos, algunas como: ¿de qué está hecho todo, es decir de qué está hecha la realidad? ¿cómo y en dónde inició? ¿se puede viajar en el tiempo, hay alguna velocidad límite a la que podríamos desplazarnos, qué es eso del BigBang y los agujeros de gusano? ¿qué causa la gravedad y por qué se dice que es una fuerza débil si sostiene entre sí a planetas y galaxias? ¿será cierto que hay agujeros negros en el espacio que de por sí es negro, de verdad se comen todo lo que hay en su cercanía?

En su libro “We have no idea” (en español “Ni idea”) el científico y creador de la tira PHD comics Jorge Cham y el físico de partículas Daniel Whiteson nos explican todo lo que NO se sabe sobre el universo. A través de un texto ágil, dinámico, lleno de ilustraciones divertidas y sobre todo en un lenguaje que el no experto puede entender sin problemas, los autores nos van desvelando todo lo que se desconoce de los grandes misterios del universo y la realidad. Todo el tratamiento es desde un punto de vista científico y para ello aportan un aparato crítico extenso por si hay lectores que desean profundizar en algún aspecto.

Bien sabemos que la materia está compuesta de átomos y estos a su vez de otras partículas como electrones, protones y neutrones. ¿Pero sabías que éstos a su vez se integran por otros componentes como los quarks que al hacerlo les dan sus propiedades como carga eléctrica o masa y que no se sabe cómo ocurre esto? ¿Sabías que del tipo y cantidad de quarks que se consoliden depende que se logre una partícula u otra, y que además ni idea se tiene de por qué ocurra así?
Para algunos el origen del universo es todo un misterio, si bien no se aventura una respuesta al “por qué” del mismo -a su causa primordial-, sí se detalla la teoría más aceptada sobre el “cómo” ocurrió la creación. Se sabe por las investigaciones y observaciones que todo en sus orígenes estaba condensado en un punto infinitesimal hasta que se expandió y dio origen a estrellas, planetas, galaxias completas.

Pero además...

Cham y Whiteson señalan que hay consenso en la comunidad científica en el sentido de que la ciencia actualmente entiende apenas un 5% de la realidad, pero que hay otros elementos como la materia oscura que conforma el 27% del universo y además existe la esotéricamente la llamada ‘energía oscura’ que se estima abarca el 68%, pero que no ha sido detectada más que por los efectos en el comportamiento de la materia bariónica que sí percibimos.

Cada capítulo comienza con una pregunta clave de cosmología, de esas que se han vuelto tema central en la investigación científica moderna. Luego se analiza todo lo que se ignora sobre la misma y por qué es tan importante. En muchos casos se brindan algunas pistas del rumbo por donde podría estar la respuestas y qué implicaría en términos de esfuerzo, para desvelarla.
Además de analizar lo que no se sabe del tiempo, del espacio (por ejemplo sí se sabe que el espacio puede doblarse, contraerse o expandirse pero tiene otras propiedades que ni idea hay sobre qué las genera) y del comportamiento de las fuerzas que gobiernan toda la materia, los autores analizan otras cuestiones como la posibilidad de viajar a través del espacio por atajos dimensionales, las posibilidades de vida en otros planetas y la perspectiva de contar con información más firme en el futuro al respecto. ¿Estamos solos en el universo o hay vida extraterrestre? Si hay vida ¿qué probabilidad hay de que sean civilizaciones extraterrestres y por qué no hemos tenido contacto con ellas?

Me gustó mucho la manera de abordar los temas de la obra, con bastante buen humor, dibujos e infografías claras y con personajes divertidos (el gato, la llama, el hámster) que colaboran en experimentos mentales de física de partículas y cosmología. Estos ayudan a ir desenvolviendo las ideas, desde planteamientos fáciles de comprender desde nuestra experiencia cotidiana, hasta otras más complicadas que se apoyan en las nociones previas abordadas en los capítulos. Todo está aderezado de manera divertida al estilo de su tira en línea (ver http://phdcomics.com/ )
Aunque yo leí la obra en inglés gracias a mi primer regalo de Navidad del 2017, encuentro con sorpresa que ya está disponible en traducción al español y lo venden hasta en tiendas departamentales. Es un texto que recomiendo para todo el público interesado en conocer más sobre nosotros y el universo sin ser expertos, así como para estudiantes de primer semestre en ciencias e ingenierías.

@jcgutie

Tecnología de formación en línea para las empresas

La tecnología para formación y capacitación en las empresas llegó para quedarse, y se ha vuelto un elemento imprescindible en organizaciones de todos los tamaños. No hay una relación entre las dimensiones de un negocio y los recursos técnicos que debe emplear para la capacitación, más bien esta vinculación obedece a los planes estratégicos de la empresa, al número de empleados que tenga y su dispersión geográfica, factores como la accesibilidad a los medios de comunicación, el perfil tecnológico de las personas y muchos otros. Indudablemente, los estilos de aprendizaje también varían. Entre quienes están más acostumbrados al autodidactismo seguramente encuentran como un ambiente más promisorio para la formación a todos los medios y contenidos digitales que se ofrecen por medio de las redes empresariales (intranets) o en línea (Internet).

Si la empresa es pequeña, se puede hacer uso de los servicios de formación en línea con entornos especializados y a la medida. También se pueden aprovechar los muchos MOOCs (ambientes masivos de capacitación) a través de Internet que en una gran mayoría permiten cursar todo tipo de materias y programas de manera gratuita, aunque también están las opciones de paga o las que mediante un pago bastante accesible otorgan constancias y reconocimientos con validez curricular. Esto lo hemos comentado anteriormente y sigue siendo en este año una alternativa con madurez creciente en cuanto a temáticas y nivel de servicio.

El desarrollo empresarial necesariamente requiere usar tecnología informática para la capacitación en diferentes gradaciones: desde las instituciones que adquieren cursos programados (automatizados) como los CBTs, hasta las que tienen todos sus contenidos de aprendizaje completamente en línea y complementan sus esfuerzos con sesiones interactivas en tiempo real a través de videos de alta calidad, videoconferencias y streaming bajo demanda. El momento tecnológico actual permite que se puedan integrar diferentes servicios y niveles para configurar una poderosa herramienta didáctica y de capacitación que responda a los requisitos especiales de cada negocio. Se trata de hacer un ‘traje a la medida’ con las mejores condiciones de efectividad, costo, tiempo y alcance como para que la inversión realizada redunde en un beneficio tangible tanto en los indicadores de resultados operativos como en los estratégicos de largo plazo. Atar o vincular la efectividad con los indicadores de productividad organizacionales es la mejor manera de aquilatar la calidad de las tareas de formación, certificación y capacitación, sin dejar de lado los intereses de preparación personales. Cuando esta articulación de medios y contenidos es efectiva en el nivel del negocio, se genera un círculo virtuoso de ‘ganar, ganar’.

Por supuesto que esto no excluye los intereses personales por la mejora. Las personas pueden complementar su plan de desarrollo con las asignaturas que consideren pertinentes. El arribo de la generación milleniala las organizaciones profundiza el reto por el mejor uso formativo de los medios. Hablamos aquí de un grupo de empleados de la inteligencia móviles, adaptables y acostumbrados al uso de diferentes artilugios técnicos tanto para formarse profesionalmente como para realizar sus funciones cotidianas. Las instituciones académicas que brindan capacitación empresarial y las empresas especializadas del medio han creado un amplio repertorio de alternativas para los procesos de capacitación continua, la acreditación de estudios en distintos niveles y la certificación de competencias laborales o empresariales.

Muchas instituciones deciden hacer uso de plataformas que tienen costo por licenciamiento, y además vinculan las bases de datos con sus sistemas de información y datos históricos del personal en las áreas de recursos humanos. Otras utilizan plataformas tipo SAAS en la nube ya sea bajo modalidad gratuita o de paga. Existen diversas consultoras que proveen todo un ecosistema humano, pedagógico e informático que puede brindar soluciones con diversos grados de profundidad: desde los sistemas y servidores de aplicaciones hasta el desarrollo, puesta a punto o creación de contenidos digitales de aprendizaje, así como la gestión integral del proceso.

También existe el caso de organizaciones que optan por instalar dentro de sus redes todos los recursos necesarios para el proceso. Las condiciones y medios están listos, los sistemas de comunicación y medios tecnológicos existen, las puertas de la información están abiertas y anticipan la tan anhelada Sociedad de la Información. ¿Cuál será su siguiente paso dentro de la empresa o área donde se desempeña, cuál será su siguiente paso a título personal para usar estos medios en pos de la mejora continua?

Alea iacta est.