El libro de la semana: Administración en UNA página

Administración en una página

De Riaz Khadem y Robert Sorber

En estos tiempos en que las personas y la información son el activo más valioso y diferenciador competitivo para las empresas, se hace necesaria una gestión efectiva de ambos recursos. En lo que toca a la información, nunca había sido tanta, tan diversa y tan creciente que se hace necesario aplicar tácticas especiales para su recopilación, consolidación, formateo y distribución. Además hay que ser selectivos al momento de decidir qué personas o áreas deben recibir ciertos datos.

En este libro ya clásico para muchos, se cuenta la historia de Brian Scott, quien fue nombrado presidente de Xcorp cuando la compañía estaba en una crisis de resultados, operacional y administrativa bastante grave. A su llegada, Scott encontró que había serios problemas para la toma de decisiones efectivas con base en la información, es que ésta era mucha, vaciada en carpetas con informes y tablas kilométricas, llenas de números interminables, sin organización. Peor aún, cada departamento de la organización veía solamente su información y no conocía lo que sucedía en las demás áreas, es decir no había una visión compartida de lo que se consideraba importante para el negocio.

Scott trató por todos los medios de comprender los rimeros de carpetas, de utilizar una computadora en su oficina que simplemente presentaba lo mismo impreso y desorganizado por la pantalla, y de entender por qué ningún gerente de área asumía responsabilidad desde su corta visión colaborativa o comprensión de la empresa como un todo. Estaba a punto de renunciar hasta que recibió la ayuda de un consultor que se presentó misteriosamente como “El Infoman” (es decir, el hombre de la información).

Aplicando técnicas que hemos relatado anteriormente de varios libros de productividad, como el enfocarse en POCAS metas crucialmente importantes, y en los datos predictivos que nos van acercando a ellas, se pueden concentrar los esfuerzos en acciones específicas para lograr los resultados deseados.

Es común en las organizaciones que los directores o gerentes quieran satisfacer muchos indicadores simultáneamente y además dotan a todos ellos de la misma prioridad. El resultado es que los esfuerzos se diluyen y termina lográndose rendimientos mediocres pues además no logran concentrarse las intenciones estratégicas ni operativas. En suma, se pierde efectividad por querer abarcar mucho.

Precisamente, el Infoman enseña a Scott en un primer momento la manera de identificar las tres o cuatro variables críticas que desde su ámbito de acción directiva le indican el desempeño del negocio, y esto puede consolidarse por supuesto, en un informe que cabe en una página. De ahí proviene el nombre de la obra. Éste es el primer reporte, llamado “Informe de Enfoque”.

Los autores señalan que al lograr una vista sistémica y sencilla de las principales métricas operativas, la comprensión del estado actual, los insumos fundamentales de análisis y toma de decisiones, así como puesta en marcha de acciones correctivas o profundizadoras dota a la empresa de mayor agilidad, efectividad en la toma de decisiones y visión compartida entre áreas. Esto posibilita la comprensión entre departamentos de cómo los resultados de uno afectan el desempeño de los otros.

El segundo informe que desarrolla el Infoman se llama “Informe de Retroalimentación” que contiene los cambios en los indicadores del Enfoque. Se deben mostrar solamente los que han subido o bajado, mientras que los que no hayan cambiado durante el período de evaluación, no aparecen.

Un tercer reporte brinda la visión de lo que logran los colaboradores, a través del “Informe de Administración”. Este reporte se integra consolidando reportes de los subalternos con los mejores resultados que se van logrando, pero a través de un efecto en cascada descendiendo por los niveles organizacionales. Cada gerente de nivel tiene que hacer lo mismo y desarrollar acciones correctivas cuando los resultados no se logran, y debe reportar ‘hacia arriba’ los resultados que se repiten, de forma tal que se puede tener visibilidad completa en los rangos gerenciales.

Se proponen en la obra los siguientes pasos para implantar exitosamente la metodología: identificar las relaciones importantes de cada gerente (es decir a quién provee y de quién provee información cotidiana), definir las áreas de éxito de la persona desde estos puntos de vista, filtrar e identificar los factores claves de éxito, determinar en dónde y cómo encontrar los indicadores de estos factores y si no los hay, estimarlos.

Con la ayuda de técnicas modernas de informática sin duda se pueden tener estos informes concatenados y consolidados según el rango organizacional de los gerentes.

Simplificar la visión administrativa es una tarea crucial en las organizaciones de hoy y sin lugar a dudas la obra se adelantó a su tiempo cuando fue escrita.

En estas épocas del BigData y de los analíticos de rendimiento y consulta en los servicios de información, a la vez de la necesidad de aplicar técnicas de productividad, la obra sigue siendo actual y altamente recomendable para quienes dirigen empresas, áreas o proyectos.

El libro de la semana: We have no idea (Ni idea)

"We have no Idea" (Ni idea).

Jorge Cham y Daniel Whiteson

Desde niños nos impulsa una mente inquisitiva que nos orilla a hacernos todo tipo de preguntas sobre el mundo y el universo en el aterrizamos, algunas como: ¿de qué está hecho todo, es decir de qué está hecha la realidad? ¿cómo y en dónde inició? ¿se puede viajar en el tiempo, hay alguna velocidad límite a la que podríamos desplazarnos, qué es eso del BigBang y los agujeros de gusano? ¿qué causa la gravedad y por qué se dice que es una fuerza débil si sostiene entre sí a planetas y galaxias? ¿será cierto que hay agujeros negros en el espacio que de por sí es negro, de verdad se comen todo lo que hay en su cercanía?

En su libro “We have no idea” (en español “Ni idea”) el científico y creador de la tira PHD comics Jorge Cham y el físico de partículas Daniel Whiteson nos explican todo lo que NO se sabe sobre el universo. A través de un texto ágil, dinámico, lleno de ilustraciones divertidas y sobre todo en un lenguaje que el no experto puede entender sin problemas, los autores nos van desvelando todo lo que se desconoce de los grandes misterios del universo y la realidad. Todo el tratamiento es desde un punto de vista científico y para ello aportan un aparato crítico extenso por si hay lectores que desean profundizar en algún aspecto.

Bien sabemos que la materia está compuesta de átomos y estos a su vez de otras partículas como electrones, protones y neutrones. ¿Pero sabías que éstos a su vez se integran por otros componentes como los quarks que al hacerlo les dan sus propiedades como carga eléctrica o masa y que no se sabe cómo ocurre esto? ¿Sabías que del tipo y cantidad de quarks que se consoliden depende que se logre una partícula u otra, y que además ni idea se tiene de por qué ocurra así?
Para algunos el origen del universo es todo un misterio, si bien no se aventura una respuesta al “por qué” del mismo -a su causa primordial-, sí se detalla la teoría más aceptada sobre el “cómo” ocurrió la creación. Se sabe por las investigaciones y observaciones que todo en sus orígenes estaba condensado en un punto infinitesimal hasta que se expandió y dio origen a estrellas, planetas, galaxias completas.

Pero además...

Cham y Whiteson señalan que hay consenso en la comunidad científica en el sentido de que la ciencia actualmente entiende apenas un 5% de la realidad, pero que hay otros elementos como la materia oscura que conforma el 27% del universo y además existe la esotéricamente la llamada ‘energía oscura’ que se estima abarca el 68%, pero que no ha sido detectada más que por los efectos en el comportamiento de la materia bariónica que sí percibimos.

Cada capítulo comienza con una pregunta clave de cosmología, de esas que se han vuelto tema central en la investigación científica moderna. Luego se analiza todo lo que se ignora sobre la misma y por qué es tan importante. En muchos casos se brindan algunas pistas del rumbo por donde podría estar la respuestas y qué implicaría en términos de esfuerzo, para desvelarla.
Además de analizar lo que no se sabe del tiempo, del espacio (por ejemplo sí se sabe que el espacio puede doblarse, contraerse o expandirse pero tiene otras propiedades que ni idea hay sobre qué las genera) y del comportamiento de las fuerzas que gobiernan toda la materia, los autores analizan otras cuestiones como la posibilidad de viajar a través del espacio por atajos dimensionales, las posibilidades de vida en otros planetas y la perspectiva de contar con información más firme en el futuro al respecto. ¿Estamos solos en el universo o hay vida extraterrestre? Si hay vida ¿qué probabilidad hay de que sean civilizaciones extraterrestres y por qué no hemos tenido contacto con ellas?

Me gustó mucho la manera de abordar los temas de la obra, con bastante buen humor, dibujos e infografías claras y con personajes divertidos (el gato, la llama, el hámster) que colaboran en experimentos mentales de física de partículas y cosmología. Estos ayudan a ir desenvolviendo las ideas, desde planteamientos fáciles de comprender desde nuestra experiencia cotidiana, hasta otras más complicadas que se apoyan en las nociones previas abordadas en los capítulos. Todo está aderezado de manera divertida al estilo de su tira en línea (ver http://phdcomics.com/ )
Aunque yo leí la obra en inglés gracias a mi primer regalo de Navidad del 2017, encuentro con sorpresa que ya está disponible en traducción al español y lo venden hasta en tiendas departamentales. Es un texto que recomiendo para todo el público interesado en conocer más sobre nosotros y el universo sin ser expertos, así como para estudiantes de primer semestre en ciencias e ingenierías.

@jcgutie

Tecnología de formación en línea para las empresas

La tecnología para formación y capacitación en las empresas llegó para quedarse, y se ha vuelto un elemento imprescindible en organizaciones de todos los tamaños. No hay una relación entre las dimensiones de un negocio y los recursos técnicos que debe emplear para la capacitación, más bien esta vinculación obedece a los planes estratégicos de la empresa, al número de empleados que tenga y su dispersión geográfica, factores como la accesibilidad a los medios de comunicación, el perfil tecnológico de las personas y muchos otros. Indudablemente, los estilos de aprendizaje también varían. Entre quienes están más acostumbrados al autodidactismo seguramente encuentran como un ambiente más promisorio para la formación a todos los medios y contenidos digitales que se ofrecen por medio de las redes empresariales (intranets) o en línea (Internet).

Si la empresa es pequeña, se puede hacer uso de los servicios de formación en línea con entornos especializados y a la medida. También se pueden aprovechar los muchos MOOCs (ambientes masivos de capacitación) a través de Internet que en una gran mayoría permiten cursar todo tipo de materias y programas de manera gratuita, aunque también están las opciones de paga o las que mediante un pago bastante accesible otorgan constancias y reconocimientos con validez curricular. Esto lo hemos comentado anteriormente y sigue siendo en este año una alternativa con madurez creciente en cuanto a temáticas y nivel de servicio.

El desarrollo empresarial necesariamente requiere usar tecnología informática para la capacitación en diferentes gradaciones: desde las instituciones que adquieren cursos programados (automatizados) como los CBTs, hasta las que tienen todos sus contenidos de aprendizaje completamente en línea y complementan sus esfuerzos con sesiones interactivas en tiempo real a través de videos de alta calidad, videoconferencias y streaming bajo demanda. El momento tecnológico actual permite que se puedan integrar diferentes servicios y niveles para configurar una poderosa herramienta didáctica y de capacitación que responda a los requisitos especiales de cada negocio. Se trata de hacer un ‘traje a la medida’ con las mejores condiciones de efectividad, costo, tiempo y alcance como para que la inversión realizada redunde en un beneficio tangible tanto en los indicadores de resultados operativos como en los estratégicos de largo plazo. Atar o vincular la efectividad con los indicadores de productividad organizacionales es la mejor manera de aquilatar la calidad de las tareas de formación, certificación y capacitación, sin dejar de lado los intereses de preparación personales. Cuando esta articulación de medios y contenidos es efectiva en el nivel del negocio, se genera un círculo virtuoso de ‘ganar, ganar’.

Por supuesto que esto no excluye los intereses personales por la mejora. Las personas pueden complementar su plan de desarrollo con las asignaturas que consideren pertinentes. El arribo de la generación milleniala las organizaciones profundiza el reto por el mejor uso formativo de los medios. Hablamos aquí de un grupo de empleados de la inteligencia móviles, adaptables y acostumbrados al uso de diferentes artilugios técnicos tanto para formarse profesionalmente como para realizar sus funciones cotidianas. Las instituciones académicas que brindan capacitación empresarial y las empresas especializadas del medio han creado un amplio repertorio de alternativas para los procesos de capacitación continua, la acreditación de estudios en distintos niveles y la certificación de competencias laborales o empresariales.

Muchas instituciones deciden hacer uso de plataformas que tienen costo por licenciamiento, y además vinculan las bases de datos con sus sistemas de información y datos históricos del personal en las áreas de recursos humanos. Otras utilizan plataformas tipo SAAS en la nube ya sea bajo modalidad gratuita o de paga. Existen diversas consultoras que proveen todo un ecosistema humano, pedagógico e informático que puede brindar soluciones con diversos grados de profundidad: desde los sistemas y servidores de aplicaciones hasta el desarrollo, puesta a punto o creación de contenidos digitales de aprendizaje, así como la gestión integral del proceso.

También existe el caso de organizaciones que optan por instalar dentro de sus redes todos los recursos necesarios para el proceso. Las condiciones y medios están listos, los sistemas de comunicación y medios tecnológicos existen, las puertas de la información están abiertas y anticipan la tan anhelada Sociedad de la Información. ¿Cuál será su siguiente paso dentro de la empresa o área donde se desempeña, cuál será su siguiente paso a título personal para usar estos medios en pos de la mejora continua?

Alea iacta est.

Sistemas de Información Gerencial

"Sistemas de Información Gerencial" (14a Edición).

Kenneth y Jane Laudon

Pues este texto me dejó muy buen sabor de boca, pese a que dije que no te iría a reseñar libros técnicos por esta vez haré una excepción. A pesar de que la obra fue concebida como libro de texto para pregrado y algunos temas de postgrado, aún así me parece muy recomendable que lo puedas leer si en tu actividad personal o profesional eres usuario de algún servicio de información, si tienes interés en comprender un poco más cómo funcionan las infraestructuras de comunicaciones, algo de bases de datos, comercio en línea y muchos más.

Comenzando por Internet, los recursos de correo electrónico, los servicios bancarios, la facturación electrónica, los cursos en línea son sin duda elementos que muchos usamos cotidianamente y bien vale la pena aprender un poco sobre cómo funcionan y qué propiedades tienen. Pese a ser un texto de corte tecnológico, no es tan profundo y va llevando a sus lectores desde las definiciones básicas, conceptos fundamentales, casos de estudio iniciales por capítulo que introducen los temas y problemáticas a analizar… Hasta llegar un tratamiento formal y claro de los conceptos abordados. Hay como en muchos libros de texto, una síntesis al fina de cada capítulo, preguntas de repaso y sobre todo, preguntas de reflexión que nos hacen contemplar con visión crítica los conceptos abordados.

En la época actual se habla de muchos fenómenos disruptivos que se viven tanto en el mundo de los negocios como en el entorno personal. Conceptos como la Computación en Nube, los MOOCs para aprender en línea, el Comercio Electrónico, la Minería de Datos, por supuesto la Seguridad Informática y hasta el Big Data son tratados en una seriación muy clara y fácil de entender. Por supuesto, quien lo desee puede ir al capítulo específico que necesite, o bien recurrir al glosario o al índice onomástico de la obra para obtener definiciones puntuales.

Además de presentar sus ideas de manera concisa y sencilla, se incluyen todo tipo de ilustraciones, tablas y referencias a sitios de Internet que permiten comprender más fácilmente los temas que abarca la obra. Hay a lo largo de los capítulos más casos de empresas que tratan de resolver sus necesidades de servicios de información y para ello recurren a un conjunto rico de tecnologías, buenas prácticas, estándares y normas internacionales. Cuando concluye cada capítulo el lector puede abordar un caso de estudio más complejo cuyo análisis se basa en los temas tratados en él, así como en capítulos previos, lo cual hace al libro un ‘todo’ consistente y auto-referenciado, sin dejar de lado las recomendaciones a sitios en la red, videos, o sugerencias de descargas de software de fácil uso para comprobar algunos conceptos.

Como se dijo antes, éste es un texto para estudiar, así que tiene una introducción precisa con los objetivos de aprendizaje por capítulo y éstos son una guía para abordar la obra por cualquiera de sus ‘puntos de entrada’. Los autores Kenneth y Jane Laudon han creado de nueva cuenta una obra que ya es clásica en las universidades de tecnologías y negocios, la cual va ahora en su 14a. Edición y sigue teniendo un enfoque novedoso. Esto es muy importante para quienes estamos en el contexto de la capacitación, la formación o la docencia. Encontramos con agrado un texto vigente, bien escrito y bien diseñado editorial y gráficamente. Sus contenidos están en concordancia con las tendencias tecnológicas mundiales y con las mejores prácticas que se llevan en las organizaciones contemporáneas. Me parece que si tienes interés en aprender un poco más, en ver cómo funcionan las cosas, qué secretos hay más allá del clic del mouse o de la tecla Enter de tu computadora, vale mucho la pena acometer su lectura, sobre todo porque los capítulos son breves y puedes dosificar el análisis del texto de acuerdo con tu tiempo.

Las personas mejor informadas y con mayores luces sobre las tendencias o recursos actuales en tecnologías de información y comunicaciones, sin duda pueden sacar mejor partido del amplio repertorio de los servicios, equipos y sistemas informáticos que nos rodean.

@jcgutie

Obras completas de Sor Juana Inés de la Cruz

Obras Completas
Sor Juana Inés de la Cruz

No está en mis planes -ni en mi capacidad- aportar un sólo acento más a lo que muchísimos estudiosos han hecho sobre la obra de Sor Juana a lo largo de tres siglos. En México conmemoramos en esta fecha el 366 aniversario de su nacimiento. Por decreto presidencial, en 1979 se estableció que este día estaría dedicado además a difundir el gusto por la lectura, a la vez que en muchos lugares e instituciones educativas tienen lugar conferencias, presentaciones, lecturas de su obra o exposiciones dedicadas a la memoria de esta insigne mujer.

Qué mejor que a partir de la obra de nuestra bien llamada Décima Musa, tengamos como pretexto abordar hoy las reseñas o recomendaciones de lectura de cada semana.
Por fortuna pertenezco a las últimas generaciones que en preparatoria estudiaron etimologías grecolatinas, filosofía y por supuesto Lengua y Literatura Española, y además con niveles de exigencia y profundidad muy elevados. Esto nos permite a muchos de esta generación disfrutar con otro alcance, y con diferente percepción no sólo la creación de belleza poética de Sor Juana en las rimas, seguidillas, endechas, autos, sino también sus obras más refinadas como el “Primero Sueño”, la “Carta atenagórica”o la “Respuesta a Sor Filotea de la Cruz”.
Muchos consideran a Juana Inés de Asbaje y Ramírez de Santillana no sólo como una escritora insigne, sino como un símbolo de la equidad de género e inspiradora de que las mujeres pudieran acceder a la intelectualidad. Ciertamente una tarea nada fácil en la sociedad mexicana del siglo XVII, en la cual las mujeres estaban relegadas o a casarse y tener hijos o bien a dedicarse a la vida conventual.

Sor Juana eligió el segundo camino, pero con el apoyo de sus mecenas y en particular de la virreina María Luisa Gonzaga Manrique de Lara, Condesa de Paredes convirtió paulatinamente su celda de clausura en una biblioteca y laboratorio, en donde hacía su vida investigando, leyendo y dedicándose a aprender cuando más podía de todo lo que estaba a su alcance.
Los personajes de la corte la visitaban para hacerle encargos y componer poemas, dedicatorias, autos y toda suerte de florituras literarias que sin duda dejaban un ingreso a la comunidad religiosa y a ella le permitían contar con tiempo para dedicarse a lo que más amaba: el conocimiento.
No nos sorprenda que esto haya sido así. En diversas épocas personas de talento optaron por la vida religiosa con tal de disponer de espacio para crear, en lugar de enrolarse en la rutina de vida social que exigía el momento. Por ejemplo Antonio Vivaldi, que si bien fue compositor, violinista y sacerdote católico, tuvo muchas amantes y llevó una vida más bien mundana que conventual.
Volviendo a Sor Juana, muchos tuvimos el tiempo y el acompañamiento de maestros para adentrarnos paulatinamente en su obra. En lo personal recuerdo piezas como “Finjamos que soy feliz”, “Este amoroso tormento”, la redondilla “Hombres necios que acusáis” (muchos pueden citar el primer verso, aún sin saber quien lo compuso), “Este, que ves, engaño colorido”, “Amado dueño mío” entre lo que podríamos decir que es su obra profana.

Al auto sacramental de “El Divino Narciso” que leímos completo en nuestras clases y diversas loas, y muchos villancicos.
En cuanto a teatro, me gustan sus dos composiciones “Los empeños de una casa” y “Amor es más laberinto” (que el de Creta, se entiende). Obviamente sus prosas están plenas de ingenio, discernimiento y erudición como la Carta Atenagórica y la Respuesta a Sor Filotea que he mencionado.

Considero que cualquiera que ame a la literatura en nuestro idioma debe leer no una sino varias veces estas obras y además el Primero Sueño, el único “papelillo” que Sor Juana afirmó haber compuesto por iniciativa propia. Este poema está considerado como el pináculo de la poesía del Siglo de Oro, una obra de gran calado y profundad que para mi gusto supera el propio culteranismo de Luis de Góngora por la bellísima filigrana expresiva y poética, así como por la estructura que se va desenvolviendo cuando el lector se abandona al disfrute de la obra.

Decía Borges que es muy complicado escribir poesía en forma libre y que primero tienen que dominarse las formas clásicas como sonetos, liras, décimas, etc. antes de acometer la libertad de la ausencia de métrica. Cuando no se tiene esta maestría, muchos de los que escriben en formato “moderno” generan solamente basura y pérdida de tiempo cuando uno quiere leerlos. La obra poética de Sor Juana exhibe un dominio absoluto de las métricas y las formas clásicas que para nuestros lectores modernos, acostumbrados a la inmediatez minimalista del whatsapp o del tweeter, les podrán parecer abstrusos, o de plano creados en otra lengua.

Yo recomiendo en este día abrir de nuevo nuestros libros, sobre todo de poesía ya sean de Sor Juana o no, y que volvamos a disfrutar de la cadencia, riqueza y luminosidad de nuestra lengua. Para quienes dominen literariamente un segundo o tercer idioma, las oportunidades se multiplican.
Claro hay todo un apartado y estudios que hablan de la relación más personal entre Juana y Lysi (como se refería Sor Juana a la Condesa de Paredes), y demostrado está tanto por sus poemas como por numerosos testimonios y documentos de la época, que entre ellas hubo algo más que la poetisa y la mecenas. Muchas de los romances, romancillos y redondillas si bien se dijo que ‘eran por encargo’ realmente ocultaban el tipo de cercanía que había entre estas dos mujeres, separadas no sólo por el rango realeza-plebeyo, sino por una sociedad recalcitrantemente conservadora (hasta la fecha en muchos aspectos) que hacía imposible una dimensión de amor diferente. Pero eso bueno, es otra historia que bien vale la pena anotar en la lista de pendientes. Ver por ejemplo el artículo https://elpais.com/…/03/29/actualidad/1490761165_233141.html

Termino por hoy y me despido con una nota personal. Tanto leímos a Sor Juana en nuestra clase de Lengua y Literatura, que cuando leo sus poemas escucho en mi cabeza las voz profunda y cálida de Mauricio Brehm, quien nos abrió las puertas de esta belleza literaria y quien además sabía de memoria todas las obras que leíamos en clase. Nos corregía de inmediato cuando pronunciábamos mal una palabra o decíamos mal la frase de tal poema, o del auto sacramental que analizábamos.
Supongo que por eso, muchos de estas generaciones quedamos enganchados de la lectura, la poesía y los cuentos, aún y cuando nos dedicamos a actividades profesionales que podrían pensarse como diametralmente opuestas.

A la memoria de Mauricio…

El libro de la semana: Procrastinación. Por qué dejamos para mañana lo que podemos hacer hoy

“Procrastinación. Por qué dejamos para mañana lo que podemos hacer hoy."

Autor: Dr. Piers Steel.

Si te has preguntado por qué no logras ya no digamos avanzar, sino tan siquiera comenzar a atender los pendientes, acuerdos, resultados de juntas y planes de trabajo, es debido a la Postergación o Procrastinación. El Dr. Steel elabora un tratamiento muy formal y ampliamente sustentado en muchos años des estudio, tanto suyos como de diversas instituciones y universidades a nivel mundial.

Reconocido como una de las máximas autoridades en el tema de la Procrastinación, el autor desarrolla un análisis cuidadoso de los múltiples factores que desencadenan en ‘dejar todo para mañana’ como a muchos nos pasa o nos ha pasado.

Los efectos nocivos de la procrastinación alcanzan no sólo a la persona en sí a través de stress, insomnio, pérdida de apetito, descompensación emocional, sino que afecta gravemente a empresas, gobiernos o países completos. El costo de dejar pasar el tiempo sin actual y luego querer resolver como sea todo en una madrugada antes es aterrador.

Derivada de una lucha entre nuestro cerebro primitivo y el sistema prefrontal (racional y más reciente, en términos del tiempo de la especie humana) la postergación trae gravísimas consecuencias y hace que los resultados si se logran sean cada vez más caros, imprácticos, e ineficaces por trabajar todo al ‘ahí se va’ como decimos en México ‘por bomberazos’.

Los factores que afectan la ecuación de la procrastinación (la Expectativa por la ganancia o resultado, el Valor que tiene un proceso o proyecto para nosotros, la Impulsividad personal y el Tiempo en que que esperamos recibir los resultados) son analizados con todo detalle en cuanto a su definición, los factores que se presentan para reconocerlos y un conjunto de recomendaciones prácticas que pueden ayudarnos a sentar las bases si bien no para eliminarla, sí para combatir de manera efectiva al la Procrastinación y sus efectos.

Si has leído los tres textos relacionados con productividad que hemos comentado anteriormente: ‘Las cuatro disciplinas de la ejecución’, ‘Productividad Millonaria’ y ‘Las 5 elecciones’, esta última obra brinda sugerencias y buenas prácticas para proceder DE INMEDIATO con nuestro plan de mejora. Todos los contenidos que hemos comentado y diversas fuentes complementarias de información, así como el vastísimo repertorio de sugerencias, recetas, cursos de acción, formatos y diagramas serán inútiles si no vencemos nuestra tendencia natural de dejar todo para mañana o para una mejor ocasión, o bien, si seguimos pensando que las cosas se resuelven por decreto personal, por ‘conspiraciones del universo’ o por lo que sea, menos por acciones decididas, concretas y planificadas de parte nuestra.

Este último libro de nuestro ‘poker’ de contenidos de apoyo en la Poductividad Personal y Profesional es el broche de cierre sin el cual todo lo aprendido no funciona.

Queremos decir que sin la intención y concreción práctica de todos los diversos recursos presentados, todo quedará en teoría sin que se modifique nuestra forma de hacer (o peor, no hacer) las cosas. Los autores que hemos comentado sobre este tema nos ha brindado muchos referentes de estudios y publicaciones que avalan el cómo hacer mejor, más y de manera más efectiva, así como las múltiples formas que podemos poner en práctica lo aprendido.

Los últimos tres capítulo de nuestro libro semanal abordan las soluciones o líneas de proceder que podemos y debemos implantar para ser más efectivos, tener una ejecución basada en resultados notables y vivir un tiempo más libre de stress y pesadumbre por no estar al día con los asuntos y compromisos.

Equilibrar la confianza insuficiente y la excesiva, encontrar la importancia a nuestro trabajo, manejo de los impulsos al corto plazo y las metas de largo plazo, integrar todo en un actuar formalizado, sistemático y perfectible. Esos son para mí los puntos angulares abarcados.

Creemos sinceramente y luego de iniciar la puesta en marcha de las ideas aprendidas, que la procrastinación -dependiendo de las condiciones de mal crónico que cada quien experimente en su vida en la dimensión personal, económica, profesional, familiar o financiera- es RESOLUBLE y que sus efectos pueden ser NO SOLO ENMENDADOS sino REVERTIDOS. No todo está perdido y sí hay manera de entrar en un círculo virtuoso de PRODUCTIVIDAD, LOGROS Y RESULTADOS NOTABLES.

Por supuesto, si integramos estos elementos en la vida de empresas y organizaciones el incremento de productividad puede multiplicarse dramáticamente pues es bien sabido que la SINERGIA multiplica en varios órdenes lo que logran en sí los individuos.

Las 5 Elecciones. El camino hacia una productividad extraordinaria

Escrito por Kory Kogon, Adam Merril y Leena Rinne.

En la misma línea de la obra que te compartí en la semana anterior, esta obra se enfoca en recomendaciones para lograr una productividad más elevada. Está muy orientada a herramientas que pueden emplearse tanto en las empresas como en la vida personal, aunque se enfoca en algunas de ellas que para los autores son centrales, pero desde mi punto de vista abarcan un espectro si bien útil y aplicativo, más bien restringido a ciertos entornos.

El diálogo que sigue su autor con nosotros, los lectores está enmarcado en la actuación en varias dimensiones para ser más eficaces y productivos. Las primeras y que yo considero centrales en la obra son la Elección 1 (Centrarse en lo Importante) y la Elección 2 (Ir por lo extraordinario, por el !GUAU¡, del cliente o receptor de nuestro actuar).

Al igual que en el libro de la semana pasada, un aspecto central es enfocarnos en las tareas IMPORTANTES primeramente. O sea: las URGENTES o las que CONSTRUYEN EN EL MEDIANO / LARGO PLAZO. El texto recupera la famosa matriz de Marshall de cuatro cuadrantes entre la URGENCIA y la IMPORTANCIA.

C1 es el cuadrante de lo URGENTE e IMPORTANTE, como son emergencias, crisis, problemas graves, asuntos de soporte inmediato, etc. Habitualmente no estaremos laborando en ése cuadrante, pero es usual que los problemas impredecibles y graves quepan ahí. En este caso, se deben atender DE INMEDIATO.

C2 es el cuadrante del SECRETO DE LA PRODUCTIVIDAD, o sea las acciones de largo plazo Importantes pero No Urgentes que calendarizamos y programamos para ir construyendo los proyectos, servicios, y transferencia de VALOR para las operaciones de los clientes. Es la dimensión que brinda elementos para CREAR más y por ende TRASLADAR MÁS VALOR a los clientes, lo cual genera beneficios en el largo plazo. Teóricamente, debemos hacer lo imposible por trabajar en este cuadrante de una manera proactiva, sistemática y disciplinada.

C3 es el “progreso improductivo”, las actividades Importantes pero No urgentes, que aparentan producir mucho pero son pérdida de todo tipo de recursos, el más importante: tiempo. Las juntas eternas e inútiles, la respuesta a correos inmediatamente, la atención al whatsapp prácticamente en tiempo real, el contestar cada mail de inmediato sin tener un tiempo dosificado y planificado para ello, etc. Todo esto nos ocupa mucho del tiempo y no produce el equiparable, de hecho se pierden recursos. Muchas veces caemos en este cuadrante y pensamos que estamos siendo altamente productivos, que estamos super-ocupados cuando en realidad estamos perdiendo todo, hasta agilidad operativa.

C4 es lo No urgente y lo No importante, como perder el tiempo, ver las redes sociales, whastappear mientras manejamos, leer chismes, ver revistas baratas, etc. Nuestro tiempo JAMÁS deberá ser dedicado a este cuadrantes.

La elección 3 tiene que ver con el enfoque de la atención en lo que realmente es crítico para nuestra actividad personal, profesional, laboral o empresarial. El primer punto -y en eso coinciden los autores que cité en la semana anterior-, hay que agendar PRIMERO LO IMPORTANTE. Esto significa Programar la atención de tareas y compromisos que de no llevarse a cabo pueden tener CONSECUENCIAS FATALES, COSTOS O PÉRDIDA DE DINERO, IMAGEN, CLIENTES Y PROSPECTOS. Tiene que dedicarse prioritariamente nuestro plan de trabajo a estos compromisos cuanto ANTES. Luego de ello agendar los demás asuntos.

La Elección 4 es la optimización de la tecnología. Los autores propone automatizar todo lo posible de nuestra jornada diaria, optimizar el uso del correo (dedican mucho del libro a ello), así como agrupar las tareas, documentos y recursos, por tema.

La Elección 5 tiene que ver con el cuidado personal, el descanso y la alimentación. Muchos creemos que si vivimos para trabajar estamos realizados, y en ello cambiamos las prioridades anteponiendo TODO y dejando al último nuestro descanso, el ejercicio, la alimentación, el tiempo para la meditación y el aprendizaje. Hay que tomar acciones disciplinadas y sistemáticas con nosotros como personas.

Los aportes de este texto para mí han sido la Matriz de Marshall, los criterios para organizar los pendientes según sus Cuatro Cuadrantes, y las sugerencias detalladas en el manejo de tecnología, correos y herramientas de apoyo.

Recomiendo esta obra como complemento y enfoque tal vez un poco más ‘académico’ para acompañar la obra de “Productividad Millonaria” que te comenté la semana pasada. Un elemento importante es que viene todo un apartado para poder integrar estas ideas a nivel de una organización, con lo cual se imbuyen estas ideas de mejora y productividad a nuestros equipos de trabajo.