Las 5 Elecciones. El camino hacia una productividad extraordinaria

Escrito por Kory Kogon, Adam Merril y Leena Rinne.

En la misma línea de la obra que te compartí en la semana anterior, esta obra se enfoca en recomendaciones para lograr una productividad más elevada. Está muy orientada a herramientas que pueden emplearse tanto en las empresas como en la vida personal, aunque se enfoca en algunas de ellas que para los autores son centrales, pero desde mi punto de vista abarcan un espectro si bien útil y aplicativo, más bien restringido a ciertos entornos.

El diálogo que sigue su autor con nosotros, los lectores está enmarcado en la actuación en varias dimensiones para ser más eficaces y productivos. Las primeras y que yo considero centrales en la obra son la Elección 1 (Centrarse en lo Importante) y la Elección 2 (Ir por lo extraordinario, por el !GUAU¡, del cliente o receptor de nuestro actuar).

Al igual que en el libro de la semana pasada, un aspecto central es enfocarnos en las tareas IMPORTANTES primeramente. O sea: las URGENTES o las que CONSTRUYEN EN EL MEDIANO / LARGO PLAZO. El texto recupera la famosa matriz de Marshall de cuatro cuadrantes entre la URGENCIA y la IMPORTANCIA.

C1 es el cuadrante de lo URGENTE e IMPORTANTE, como son emergencias, crisis, problemas graves, asuntos de soporte inmediato, etc. Habitualmente no estaremos laborando en ése cuadrante, pero es usual que los problemas impredecibles y graves quepan ahí. En este caso, se deben atender DE INMEDIATO.

C2 es el cuadrante del SECRETO DE LA PRODUCTIVIDAD, o sea las acciones de largo plazo Importantes pero No Urgentes que calendarizamos y programamos para ir construyendo los proyectos, servicios, y transferencia de VALOR para las operaciones de los clientes. Es la dimensión que brinda elementos para CREAR más y por ende TRASLADAR MÁS VALOR a los clientes, lo cual genera beneficios en el largo plazo. Teóricamente, debemos hacer lo imposible por trabajar en este cuadrante de una manera proactiva, sistemática y disciplinada.

C3 es el “progreso improductivo”, las actividades Importantes pero No urgentes, que aparentan producir mucho pero son pérdida de todo tipo de recursos, el más importante: tiempo. Las juntas eternas e inútiles, la respuesta a correos inmediatamente, la atención al whatsapp prácticamente en tiempo real, el contestar cada mail de inmediato sin tener un tiempo dosificado y planificado para ello, etc. Todo esto nos ocupa mucho del tiempo y no produce el equiparable, de hecho se pierden recursos. Muchas veces caemos en este cuadrante y pensamos que estamos siendo altamente productivos, que estamos super-ocupados cuando en realidad estamos perdiendo todo, hasta agilidad operativa.

C4 es lo No urgente y lo No importante, como perder el tiempo, ver las redes sociales, whastappear mientras manejamos, leer chismes, ver revistas baratas, etc. Nuestro tiempo JAMÁS deberá ser dedicado a este cuadrantes.

La elección 3 tiene que ver con el enfoque de la atención en lo que realmente es crítico para nuestra actividad personal, profesional, laboral o empresarial. El primer punto -y en eso coinciden los autores que cité en la semana anterior-, hay que agendar PRIMERO LO IMPORTANTE. Esto significa Programar la atención de tareas y compromisos que de no llevarse a cabo pueden tener CONSECUENCIAS FATALES, COSTOS O PÉRDIDA DE DINERO, IMAGEN, CLIENTES Y PROSPECTOS. Tiene que dedicarse prioritariamente nuestro plan de trabajo a estos compromisos cuanto ANTES. Luego de ello agendar los demás asuntos.

La Elección 4 es la optimización de la tecnología. Los autores propone automatizar todo lo posible de nuestra jornada diaria, optimizar el uso del correo (dedican mucho del libro a ello), así como agrupar las tareas, documentos y recursos, por tema.

La Elección 5 tiene que ver con el cuidado personal, el descanso y la alimentación. Muchos creemos que si vivimos para trabajar estamos realizados, y en ello cambiamos las prioridades anteponiendo TODO y dejando al último nuestro descanso, el ejercicio, la alimentación, el tiempo para la meditación y el aprendizaje. Hay que tomar acciones disciplinadas y sistemáticas con nosotros como personas.

Los aportes de este texto para mí han sido la Matriz de Marshall, los criterios para organizar los pendientes según sus Cuatro Cuadrantes, y las sugerencias detalladas en el manejo de tecnología, correos y herramientas de apoyo.

Recomiendo esta obra como complemento y enfoque tal vez un poco más ‘académico’ para acompañar la obra de “Productividad Millonaria” que te comenté la semana pasada. Un elemento importante es que viene todo un apartado para poder integrar estas ideas a nivel de una organización, con lo cual se imbuyen estas ideas de mejora y productividad a nuestros equipos de trabajo.